Das Ausfallmanagement ist in vielen Krankenhäusern ein nervenraubender und langwieriger Prozess.
Fällt ein Mitarbeiter krankheitsbedingt aus, muss schnellstmöglich die Suche nach einer Neubesetzung beginnen. Dabei werden sämtliche Listen abtelefoniert und Springerpools manuell durchsucht, um den passenden Mitarbeiter/Springer zu finden, der den Ausfall kompensieren kann.
Denn: In diesem Prozess sind gleich mehrere Parteien innerhalb des Krankenhauses involviert:
Ein Hauptproblem bei der Ersatzsuche ist, dass die Mitarbeiter selten freiwillig für Ausfälle einspringen, da sie in den meisten Fällen selber ausgelastet sind und die nötigen Anreize fehlen.
Wie Sie diese Problematik lösen können, lesen Sie im folgendem Artikel.
„Einer unserer Kunden, Pflegedienstleitung eines großen Klinikums, beschwerte sich in einem persönlichen Gespräch, dass sie ihren halben Arbeitstag nur mit der Administration von Ausfällen verbringt!“
Pfleger sind überdurchschnittlich oft krankgemeldet. Sie müssen in ihrem Beruf, im Gegensatz zu anderen Professionen, mit starken emotionalen, physischen und zeitlichen Belastung umgehen und setzen somit ihre Gesundheit aufs Spiel.
Der herrschende Fachkräftemangel und die damit verbundene dünne Personaldecke macht die Situation nicht leichter. Pfleger in Krankenhäusern sind durchschnittlich 19 Tage im Jahr abwesend. Mitarbeiter in der Altenpflege und in Altenheimen sogar 24 Tage [siehe Statistik]. Damit liegen sie dann doch erheblich über den 15 Tagen, an denen der durchschnittliche berufstätige Deutsche im Schnitt krankheitsbedingt fehlt. Daher gehört das Ausfallmanagement zum Tagesgeschäft der Pflegeeinrichtungen.
Außerdem fehlt den meisten Klinken ein Springerpool Konzept, was Ihnen einiges an Arbeit sparen könnte.
Doch wie sieht der Prozess in Krankenhäusern heute im Detail aus? Wir erklären im Folgenden den Prozess anhand eines Beispiel einer typischen Situation in einer deutschen Klinik.
Es ist frühmorgens und eine Pflegekraft fällt krankheitsbedingt aus.
Bevor sie ihren Ausfall der Schichtleitung meldet, ruft sie aber noch ihre Kollegin an und fragt, ob diese ihre Schicht übernehmen kann. Diese kann jedoch auch nicht. Die Pflegekraft ruft also bei der Schichtleitung an und meldet ihren Ausfall.
Die Schichtleitung ruft nun alle Pflegekräfte der Station an, von denen aber nur äußerst selten jemand einspringt. Falls sich also keiner findet, wird die Bereichsleitung angerufen und mit eingebunden. Diese ruft nun alle Pfleger im Bereich an. Wenn auch hier kein Ersatz gefunden wird, wird als letzte Instanz dann noch die Pflegedienstleitung angerufen. Auch diese ruft dann nochmal in allen Bereichen und Stationen an und muss am Ende, wenn wirklich niemand gefunden wurde der die Schicht übernimmt, entscheiden: Entweder sie muss Betten schließen oder aber sie sucht über verschiedene Portale nach Zeitarbeitskräften (Stichwort: externer Springerpool).
Ein Springerpool ist ein Sicherheitsreserve an Mitarbeiter (in diesem Fall Pflegekräfte), die für einen Dienst auf einer bestimmten Station eingesetzt werden können, sollte jemand ausfallen. Mehr Informationen in unseren Artikel: Was bedeutet Springerpool?
Beides kostet das Krankenhaus jedoch viel Geld und nicht nur das. Oft vergehen Stunden, bis eine passende Aushilfe gefunden wurde.
Das alles bringt die zuständigen Mitarbeiter häufig zur Verzweiflung.
Da es bisher im Markt keine passende Lösung für ein digitales Ausfallmanagement in der Pflege gab, haben wir ein solches System entwickelt, um Aushilfskräfte egal welchen Ursprungs effizienter und kostengünstiger einzusetzen. Wie bei allen Cliniserve Lösungen, ist es uns wichtig, das Pflegepersonal im Alltag zu entlasten. Dadurch kann dem Pflegeengpass langfristig entgegengewirkt werden.
Entdecken Sie alle unsere Lösungen, die Pflegekräfte entlasten:
Das Ausfallmanagement von Cliniserve ist eine prozessgesteuerte Software, die bei Mitarbeiterausfällen schnell und kostengünstig Ersatz sucht. Mit dem Cliniserve Ausfallmanagement strukturieren Sie diesen Prozess und automatisieren zeitraubende Aufgaben.
Welche Funktionalitäten das ganze abdeckt, erfahren Sie jetzt! Hier sehen alles auf einen Blick:
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Die Ausfälle der Mitarbeiter bei Krankmeldungen werden durch das Ausfallmanagement erfasst und mit internen Springern oder mit Hilfe von externen Pflegern aus Springer-Pools besetzt.
Stationsleitungen erfassen einmalig typische Aufgaben in der Station und klassifizieren diese nach ihrem Schwierigkeitsgrad – von “kann jeder” zu “können nur vollausgebildete Pflegekräfte mit Fachbereichserfahrung”. Somit wird die Suche konkreter gestaltet.
Bei jedem Ausfall wählt die Schichtleitung mit wenigen Klicks die anfallenden Aufgaben aus. Damit kann das Management auf Vorschlag des Systems hin genau einschätzen, wer tatsächlich auf der Station benötigt wird und ein Matching vornehmen.
Besonders fortschrittliche Kliniken können damit sogar vom strengen Schichtprinzip abweichen, und die Station bei Personalknappheit auch stundenweise durch zusätzliche Kräfte entlasten (z.B. Patientenwäsche von 8-10 Uhr). Das Beste daran: Dadurch, dass die Springerkraft bereits bei Ankunft in der Station eine digitale Liste mit zu ihrer Erfahrung passenden Aufgaben bekommt, kann sie diese ohne große Einweisung abarbeiten.
Der Einsatz von internen Aushilfskräften wird häufig dadurch erschwert, dass sich die Springer erstmal auf einer neuen Station nicht zurechtfinden. Beispielsweise wird sich eine geriatrisch spezialisierte Pflegekraft kaum auf einer unfallchirurgischen Station zurecht finden.
Heutzutage wird das mit einem 10 seitigen Dokument geregelt, das die Abläufe einer Station beschreibt. Leider wird das oft nicht von Springern ganz durchgelesen, weil es zu viel Zeit in Anspruch nimmt.
Dies gilt umso mehr für externe Springer, die sich zusätzlich noch in die jeweiligen Abläufe der Einrichtung einarbeiten müssen.
Zur Veranschaulichung: Aushilfskräfte wissen häufig nicht, wo sich das Material für das Wechseln von Bandagen oder das Verbandsmaterial in der Station befindet. Noch gravierender sind fachspezifische Handgriffe und Prozeduren, bei denen Patienten unter Umständen sogar zu Schaden kommen könnten.
Unser System verteilt dabei automatisch Aufgaben zwischen Bestandspersonal und Aushilfskräften. So sparen Sie auf der Station viel Zeit und Unsicherheit. Bestandspflegekräfte der betroffenen Station übernehmen Aufgaben bei denen speziellere Anforderungen gefragt sind, während allgemeine Aufgaben, die jede Pflegekraft erledigen kann, von Aushilfskräften übernommen werden.
Wie die jeweiligen Aufgaben verteilt werden, können Sie selbst bestimmen.
Somit haben Stationsleitungen weniger Aufwand mit der unstrukturierten Delegierung von Aufgaben an Kräfte, die sie selber kaum einschätzen können.
Auch aus Sicht der Mitarbeiter/Pfleger bietet das digitale Ausfallmanagement eine Reihe von Mehrwerten an.
Die Pflegekräfte können ihre eigenen Smartphones und die Cliniserve Ausfall App nutzen, um auch von Zuhause aus zu melden, wenn sie eine Schicht nicht wahrnehmen können.
Das System erfasst einen erfolgreichen Schichttausch und übermittelt ihn automatisch der Stationsleitung. Diese kann bei telefonischer Krankmeldung auch manuell eine vakante Schicht einstellen.
Angestellte bekommen so eine bessere Übersicht wie der Dienstplan zustande kommt und ihre Wünsche werden leichter berücksichtigt, weil diese direkt vom Ausfallmanagement übernommen werden.
Eine weitere Funktion des Ausfallmanagement beinhaltet Anreizsysteme für Pfleger und externe Springer, die für Abwesende einspringen. Wenn im ersten Schritt keine Pfleger gefunden wurden, können Stationsleiter zum Beispiel die Entlohnung für diese Schicht erhöhen.
Hier eine Kurze Übersicht über Anreizsysteme bei Kliniken:
Über unser smartes Incentivesystem, das je nach Wunsch der Einrichtung aus Freizeitausgleich, Gutscheinen, Fortbildungsmaßnahmen und monetären Anreizen zusammen gesetzt ist, werden Pflegekräfte zusätzlich motiviert offene Stellen zu füllen. Das System vereint somit eine deutliche Prozessverbesserung und zeitliche Einsparung im Kommunikationsprozess. Mit einer dynamischen Incentivierung wird sichergestellt, dass Kliniken nur noch im Notfall teure Zeitarbeitskräfte einstellen müssen.
Warum Ihre Klinik Anreizsysteme einsetzen sollte:
Quelle: IGES, Ostwald et al. (2010)
Unser digitales Ausfallmanagement benötigt zu Beginn keine Einbindung in das lokale IT-Netzwerk des Krankenhauses.
Über die App können Sie außerdem unkompliziert Ihre bevorzugten Ersatzkräfte kontaktieren und Schichten planen, wobei sie dazu auf bestehende Kommunikationskanäle (Telefon, Whatsapp etc.) zurückgreifen können.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit abteilungsübergreifend über Schnittstellen für die digitale Übermittlung von Daten zu sorgen. In dieser Phase sollten Sie unser System integrieren.
Bei jeder Einführung neuer Systeme werden selbstverständlich auch kritische Stimmen laut. Die Angst und Sorge vor Änderung und Wandel ist natürlich zu verstehen.
Das Thema der Datensicherheit ist einer der üblichen Kritikpunkte. Ärzte, Pfleger und Patienten müssen immer achtgeben, wie sie mit persönlichen Daten umgehen. Natürlich werden ihre Daten im Ausfallmanagementsystem nach neusten Branchenstandards verschlüsselt und sicher in Deutschland verwahrt.
In jedem Fall übertreffen die Nutzen des digitalen Ausfallmanagements die möglichen Kehrseiten. Da die Mitarbeiter zudem selber einen spürbaren Mehrwert aus dem digitalen Prozess ziehen, können sie leicht von der Umstellung überzeugt werden.
Das Ausfallmanagement ist bis jetzt noch ein sehr unbekanntes Tool, dass auf Krankenhausstationen eingesetzt werden kann. Es spart Ihnen in erster Hinsicht viel Zeit und Nerven.
Die umständliche Suche nach Ersatz auf Personalausfälle folgend, in Springerpools und Personalmanagementagenturen, ist passé. Dazu erhöht das System die Arbeitsqualität und die Arbeitsatmosphäre der Pfleger auf Stationen.
Wenn Sie mehr über unser System wissen wollen, dann schauen Sie sich gerne die Produktseite dafür an. Bei Fragen und Anregungen stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.
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